La gestión eficiente de reuniones y procesos de toma de decisiones constituye un elemento clave en el funcionamiento de los órganos colegiados universitarios. En este contexto, las universidades se enfrentan al reto de articular entornos digitales que garanticen simultáneamente organización documental, participación equitativa, trazabilidad institucional y, cuando es necesario, anonimato efectivo en los procesos de votación. Este trabajo presenta un caso de uso desarrollado en la Universidad de Valladolid que explora la reutilización avanzada de Moodle como plataforma integral para la gestión de las reuniones de órganos colegiados (Consejo de Gobierno, Claustro universitario, Juntas de Centro, Consejos de departamento, comisiones, etc.), ampliando su funcionalidad más allá del ámbito estrictamente docente.
Este caso de uso parte de una premisa clara: aprovechar una infraestructura tecnológica ya consolidada en la institución –Moodle– para responder a necesidades organizativas y de gobernanza universitaria, evitando la proliferación de herramientas externas y garantizando el cumplimiento de criterios de seguridad, accesibilidad y sostenibilidad tecnológica. Para ello, se diseñó un modelo de organización basado en cursos Moodle independientes que representan órganos colegiados específicos, estructurados mediante formatos temáticos que permiten organizar cada sesión como una unidad funcional con acceso a documentación, foros, enlaces a videoconferencias y actividades de votación.
La propuesta describe de forma detallada cómo las herramientas estándar de Moodle (repositorios documentales, foros, sistema de avisos, calendario, notificaciones y gestión de roles y grupos) pueden ser reinterpretadas para dar soporte a reuniones presenciales, virtuales e híbridas. Se presta especial atención a la definición de roles (miembros con derecho a voto, organizadores, personal técnico y asistentes) y a la configuración de grupos como mecanismo para garantizar un control preciso de accesos y permisos, aspecto crítico en entornos de toma de decisiones institucionales.
Uno de los ejes centrales del caso de uso es la adaptación del módulo Feedback para posibilitar votaciones completamente anónimas. Aunque Moodle dispone de un modo “anónimo”, este no garantiza un anonimato total desde el punto de vista técnico, ya que mantiene correlaciones internas en la base de datos que podrían permitir la identificación indirecta de los votantes. Para solventar esta limitación, se desarrolló una modificación específica del módulo que introduce un modo de votación de “anonimato total” o “voto secreto”, basado en la ruptura sistemática de la relación entre usuario y respuesta mediante procesos de aleatorización y reasignación de identificadores tras cada voto emitido.
Desde el punto de vista empírico, el trabajo presenta resultados derivados del uso continuado de esta solución durante un periodo de varios años, especialmente intensificado tras la pandemia derivada de la COVID-19. Los datos analizados incluyen la participación de más de un centenar de órganos colegiados, con miles de votaciones realizadas tanto en modalidad pública como anónima, lo que permite identificar tendencias relevantes en la adopción del voto electrónico en contextos universitarios. Los resultados muestran una clara consolidación de modelos híbridos de reunión y votación, así como una valoración positiva por parte de los usuarios en términos de usabilidad, confianza en el sistema y mejora de la participación.
Finalmente, el trabajo reflexiona sobre las limitaciones actuales de la solución, especialmente en lo relativo a la configuración manual de espacios y la gestión documental, y plantea líneas de trabajo futuro orientadas a la automatización de procesos y a la integración de Moodle con otros sistemas administrativos.
